Päätösten tekeminen on vuorovaikutuksellisesti hajanainen ja vuoro vuorolta etenevä prosessi. Kokouksissa käytetäänkin erilaisia kirjallisia dokumentteja päätöksenteon apuvälineinä. Kirjalliset dokumentit voivat toimia sekä tutkijan että kokouksen osallistujien karttoina, jotka kirkastavat sumeaa päätöksentekoa.
Kun tein päätösten syntymistä partioleirin suunnittelukokouksissa käsittelevää tutkielmaani, pohdin paljon sitä, miten rajaisin aineistoni. Mitä enemmän aineistoa tuijotin ja tutkimuskirjallisuutta luin, sitä enemmän aloin nähdä vuorovaikutuksessa päätöksiä.
Lähestyinkin rajausta konkretian kautta. Minulla oli videoidun aineiston lisäksi kaikkien tutkimieni kokousten muistiot, joihin oli kirjattu kokouksiin liittyviä asioita: käsitellyt aiheet, esiin tulleet kysymykset – sekä erilaisia päätöksiä liittyen esimerkiksi leirillä toteutettavaan ohjelmaan.
Otin siis kokousten muistiot itselleni kartoiksi: katsoin niistä, minkälaisia päätöksiä ryhmä on tehnyt kokouksissa, ja tämän jälkeen selvitin videomateriaalista, miten ryhmä päätyy kuhunkin muistion kirjaukseen. Näin rajasin aineiston. Omaa analyysiani tuki tieto siitä, että tämä ryhmä – tai ainakin muistion laatija – on käsittänyt juuri nämä asiat päätöksiksi.
Kokousten institutionaaliset rakenteet päätöksenteon suuntaviivoina
Tutkimani kokoukset ovat hyvinkin vapaamuotoisia, ja niiden muistiot ovat käytännössä esityslistoja, joihin on tehty lisämerkintöjä kokouksissa käydyistä asioista sekä tehdyistä päätöksistä. Lisäksi niihin on kirjattu, kuka on vastuussa minkäkin päätetyn asian toteuttamisesta.
Esityslista toimii usein kokousten päätösten runkona, ja joskus listassa saattaa olla jo valmiiksi mietitty päätösehdotus. Tällöin etukäteen suunnitellut päätökset saatetaan käytännössä vain hyväksyttää kokouksessa.
Toisin sanoen kokousvuorovaikutuksen institutionaaliset rakenteet ohjaavat päätöksentekoa, ja kirjalliset dokumentit ovat osa rakenteita. Välillä päätöksenteon neuvotteluosuus on käyty jo kauan ennen kokousta.
Toisaalta joskus monimutkaiset asiat, kuten erilaiset partioleirillä toteutettavat ohjelmakokonaisuudet, vaativat paljon suunnittelua itse kokouksissa, ja muistiossa lukevan parin sanan päätöksen taustalla saattaa olla pitkä keskustelu.
Dokumentointi ohjaa vuorovaikutusta
Välillä ryhmälle itselleenkin voi olla epäselvää, mitä on tullut päätettyä, eivätkä kaikki osallistujat välttämättä hahmota päätöstä samalla tavalla. Jotakin on kuitenkin kirjattava: esimerkiksi kokouksen sihteeri saattaa kysyä, mitä pöytäkirjaan kirjoitetaan. Tällöin keskustelu päätettävästä asiasta saatetaan avata uudelleen, jolloin kokouksen osallistujien on viimeistään uudelleen määriteltävä, mitä tulikaan päätettyä. Kirjallinen dokumentti siis jälleen ohjaa vuorovaikutuksen osallistujia.
Jenni Fabritius
Kirjoittaja on vuorovaikutuksesta innostuva suomen kielen maisteri, joka työskentelee Äidinkielen opettajain liitossa.
Lue lisää päätösten syntymisestä partioleirin suunnittelukokouksissa Virittäjästä 3/21. Artikkeli on Virittäjän tilaajille vapaasti luettavissa. Muut pääsevät tutustumaan artikkeliin 12 kuukauden kuluttua sen julkaisusta.
